La rilevazione delle presenze rappresenta un elemento fondamentale per l’azienda, in particolare per le Risorse Umane, il reparto al quale è collegata la gestione del capitale umano e l’assegnazione delle mansioni da portare a termine. Una non corretta verifica della disponibilità dei dipendenti in un dato momento, infatti, può portare a conseguenze negative per qual che concerne l’operatività quotidiana e quindi al non raggiungimento degli obiettivi aziendali e dei livelli di produttività attesi.

Per questo, controllare le presenze è un processo prioritario e il team HR deve essere supportato affinché tale attività venga svolta in modo puntuale ed efficace, con strumenti innovativi in grado di semplificare e velocizzare il lavoro.

Perché è importante la rilevazione delle presenze

Le Risorse Umane possono essere definite uno dei reparti più importanti all’interno dell’azienda, vista la grande mole di mansioni che deve portare a termine quotidianamente. Come accennato in precedenza, infatti, le HR devono gestire il capitale umano in modo coerente rispetto alle esigenze dell’organizzazione e in quest’ottica devono essere in grado di avere una panoramica completa della forza lavoro per quel che concerne le presenze e le assenze dei dipendenti per poter assegnare le attività e coordinare i lavoratori rispetto ai turni assegnati.

Se in passato la rilevazione presenze dei dipendenti veniva condotta attraverso l’uso cartaceo con documenti che dovevano essere compilati giornalmente, settimanalmente o mensilmente, con il rischio dell’errore umano sempre dietro l’angolo, oggi grazie al progresso tecnologico questo processo può essere gestito in modo automatico grazie all’utilizzo di software dedicati in grado di semplificare e rendere l’organizzazione del lavoro snella e puntuale, inserendosi perfettamente in quel cambiamento di approccio basato sulla digitalizzazione che il mercato e la società odierna chiede a gran voce.

Attraverso questi strumenti digitali, infatti, è possibile verificare in tempo reale l’effettiva disponibilità del capitale umano, fattore divenuto ancor più importante con il consolidamento dello smartworking, modalità da remoto che, come intuibile, rende più difficoltoso il controllo delle presenze e delle assenze dei dipendenti. Con i software di rilevazione, invece, si potrà avere una visione esaustiva, potendo quindi assegnare i turni e le mansioni coerentemente, monitorando le performance in tempo reale così da poter intervenire prontamente qualora venissero ravvisate delle problematiche a livello di singolo o di team. Con la timbratura digitale, inoltre, si ridurrà l’assenteismo in quanto si potrà verificare l’effettivo impegno di ogni lavoratore e i livelli di produttività in determinate fasce orarie, ponendo in essere i correttivi necessari.

Rilevazione delle presenze: i benefici per i dipendenti

Rilevare le presenze in modo digitale non comporta benefici unicamente per l’azienda ma anche per i dipendenti coinvolti nell’organizzazione. Certificare la propria presenza attraverso l’uso di software, infatti, consentirà ai lavoratori stessi di poter monitorare in ogni momento la propria situazione per quel che concerne le ore lavorate, gli straordinari e i permessi, potendo quindi verificare che la propria busta paga sia stata elaborata correttamente rispetto al proprio impegno. Ma non solo.

Anche a livello operativo i vantaggi per la forza lavoro sono tangibili. Se in passato, come accennato in precedenza, al lavoratore veniva inviato dal reparto HR il documento delle presenze, per essere compilato manualmente, con il rischio di errori o dimenticanze dettate dalla componente umana, l’utilizzo di software di rilevazione presenze riduce al minimo questa eventualità, registrando digitalmente il proprio orario di entrata e uscita in ufficio (o in remoto), in modo automatico e veloce, riducendo quindi anche perdite di tempo in un’attività ripetitiva e snervante.

Uno strumento che di fatto sostituisce il vecchio cartellino da timbrare con un app disponibile sia su smartphone che su pc con un risparmio reale di tempo anche per le Risorse Umane che potranno impegnarsi in attività prioritarie e che portano a un reale valore aggiunto per l’azienda, con risvolti positivi a livello di produttività e conseguimento dei traguardi di business.

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